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Kundenanforderungen werden immer anspruchsvoller, Terminfristen immer kürzer und die Komplexität von Produkten wie auch von Dienstleistungen nimmt weiter zu. Globalisierung und technologische Innovationen betreffen mittlerweile auch alle Branchen und müssen in die unternehmerische Planung miteinbezogen werden. Damit ein Unternehmen bzw. eine Organisation – gerade in dieser schnelllebigen Zeit – überhaupt funktionieren kann, ist es wichtig die Aufgaben, Ziele, Abläufe, Prozesse und viele weitere unternehmerische Elemente aufeinander abzustimmen und zu einem System zu verbinden. Ein Managementsystem unterstützt dabei, die Unternehmenspolitik wie auch die gesetzten Unternehmensziele umzusetzen und letztlich den Unternehmenserfolg zu fördern.
Ein implementiertes Managementsystem, beinhaltet auch einen stetigen Verbesserungsprozess, der mithilfe des PDCA-Zyklus – Plan, Do, Check und Act – umgesetzt werden kann. Durch den sich wiederholenden Kreislauf wird die Leistung des Unternehmens nachhaltig verbessert.
Ein Managementsystem wird mithilfe eines Audits bewertet. Dabei werden unter anderem die Prozesse, Abläufe und auch die Erfüllung von festgelegten Anforderungen – zum Beispiel aus der Norm ISO 26000 – einer genauen Prüfung unterzogen und dokumentiert. So kann der IST-Zustand eines Unternehmens mit dem SOLL-Zustand oder einem vergangenen Zustand verglichen werden. Um die Abweichungen zum „idealen“ Zustand auszugleichen, sind entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Je nach Branche bzw. welche Unternehmensziele erreicht werden wollen, kann ein Managementsystem verschiedene Aspekte berücksichtigen. Durch die für die Systeme zugrunde liegende High Level Structure können Synergien genutzt und Management-Systeme einfacher integriert werden.