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Ein Maßnahmenkatalog mit Terminen und Verantwortlichkeiten schafft Verbindlichkeit und gibt jedem Einzelnen Planungssicherheit.
Die Abarbeitung der Maßnahmen wird zeitlich so eingeplant, dass die Verantwortlichen ausreichend Zeit zur Umsetzung haben. Der Status des Maßnahmenplans wird regelmäßig in kurzen Abständen betrachtet, Änderungen werden ggf. ergänzt.
KVP bzw. der kontinuierliche Verbesserungsprozess charakterisiert die stetige Verbesserung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität. Dabei arbeiten die Mitarbeitenden eigenständig in ihren Abteilungen und Teams an laufenden Verbesserungen in ihrem Verantwortungsbereich und in ihrem Umfeld. Viele kleine Verbesserungen jeglicher Art stehen im Vordergrund. Um wirtschaftliche Erfolge aus KVP zu erzielen, ist es wichtig, diesen Prozess als Teil der allgemeinen Unternehmenskultur zu gestalten und umzusetzen.
Geprägt wurde KVP von Toyota und dem Toyota-Produktionssystem. Seit Anfang der 1990er-Jahre hat es mit Lean Management und Kaizen eine weite Verbreitung in allen Unternehmen gefunden. Denn ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden können nur dann erfolgreich sein, wenn sich beide ständig verbessern.
KVP umfasst alle Maßnahmen zur Verbesserung unterschiedlicher Bereiche, wie z.B. Produktion, Service oder andere Arbeitsprozesse im Unternehmen. In den unterschiedlichen Bereichen prüfen die Mitarbeitenden, wo und wie ihre Arbeit und die eingesetzten Methoden samt dem Werkzeug verbessert werden können. Wichtig ist, viele kleine und schnell zu realisierende Maßnahmen umzusetzen, anstatt ein großes, langwieriges Projekt daraus zu machen. Ein möglicher Ansatz zur Verbesserung ist die PDCA-Methode.
KVP setzt eine Vielzahl von Maßnahmen schnell und unbürokratisch im Alltag um. Entscheidend bei den unterschiedlichen Methoden und dem Werkzeug ist die Wirkung der Vorgehensweise. Zu der Vorgehensweise des KVP gehören:
Dafür müssen bestimmte Regeln festgelegt und eingehalten werden. Auf diese Weise lassen sich schnell Verbesserungen in den Abläufen und erste Erfolge erreichen.
Es gibt viele Gründe, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen einzuführen. Jedes Unternehmen hat das gleiche Ziel: Es möchte am Markt bestehen und seine Kunden stets zufriedenstellen. Ein wichtiger Prozess ist die Weiterentwicklung eines jeden Unternehmens, da die Marktnachfrage und die Kundenanforderungen immer im Wandel sind. Das bedeutet, dass durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess die jeweiligen Verhältnisse kontinuierlich angepasst werden müssen.
Es gibt in einem Unternehmen viele Prozesse und Tätigkeiten, in denen KVP zum Einsatz kommen kann. Die wichtigsten Bereiche dabei sind die Administration und die Produktion:
Da sich KVP mit Sauberkeit, Ordnung und dem Aufräumen beschäftigt, kann man viele Vorteile daraus ziehen. Ein aufgeräumtes Büro bewirkt, dass die Mitarbeiter nicht lange nach Dingen suchen müssen. Die Abläufe werden dadurch beschleunigt und es passieren weniger Fehler. Beispielsweise sind Checklisten und Prozessbeschreibungen für komplexe Aufgaben hilfreich, durch die die Arbeitsabläufe optimiert und unnötige Fehlerquellen vermieden werden.
In der Fertigung und Montage eines Unternehmens geht es darum, dass die Mitarbeitenden keine langen Wege zurücklegen müssen und das Werkzeug und die Werkstücke im direkten Zugriff sind. Den Mitarbeitenden sollen dadurch die Bewegungsabläufe erleichtert werden. Damit bei der Bearbeitung keine Fehler passieren, müssen alle Geräte und die dabei notwendigen Informationen perfekt aufeinander abgestimmt sein.
Das Ziel des KVP ist nicht nur, Ideen zur Verbesserung zu finden, sondern die entsprechenden Ansätze dann auch schnellstmöglich umzusetzen. Diese Bemühungen haben viele positive Auswirkungen auf eine Firma, wie z.B.:
Die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur und eine gute Führung sind wichtige Erfolgsfaktoren des KVP´s. Die Bearbeitung dieser Themen erfordert dennoch einen umfassenden Einsatz des Change Managements. Führt ein Unternehmen jedoch solche Anpassungen durch, wird es den Anforderungen der ständig wandelnden Markt-, Kunden- und teils auch Gesetzesanforderungen gerecht.